In der Kaffeeküche steht Anita Hose und unterhält sich mit der neuen Kollegin. Da fällt dem Chef wieder etwas ein: "Frau Hose, mir fehlt noch ihre Aufstellung der Projektaufwände für den April", Frau Hose guckt immer so erschrocken. Sie sagt: "Oh, ja. Die können Sie bekommen, wahrscheinlich schon morgen." Ihr Gespräch mit der Neuen scheint abgeschlossen und die beiden gehen. Der Chef nimmt sich einen Kaffee und schaut als Letztes noch einmal nach nebenan ins Büro von Klaus Petersen. Auch für ihn hat er noch eine Aufgabe: "Klaus, ich habe hier zwei kleinere Aufträge für Veränderungen am Webportal." Klaus Petersen nimmt den Ausdruck mit der Aufgabenbeschreibung. Er sagt aber nichts. Der Chef: "Das müsste Dienstag umgesetzt sein, damit es ins nächste Release kann." Herr Petersen nickt und sagt "O.K.". Ziemlich gut gelaufen für den Chef heute, oder?

Eine Woche später: Der Chef war zwischendurch auf einer Vorstandsklausur, es ist wieder Donnerstag. Nach kurzem Durchsehen seiner Mails ruft er Herrn Fuchs, Frau Hose und Herrn Petersen ins Büro: "Ich habe Sie alle letzten Donnerstag noch um die Erledigung von Aufgaben gebeten, wie sieht es damit aus?" Herr Fuchs fängt an: "Das Konzept liegt in Ihrer Mail, Chef." Chef: "Das habe ich gesehen, aber welcher Teufel hat Sie geritten, dass es einen Umfang von 50 Seiten bekommen hat? Dafür fehlt das Konzept für das Sommerbusch-Projekt!" Fuchs: "Aber Sie wollten doch das Wendeking-Projekt zuerst oder nicht? Und woher sollte ich wissen, wie ausführlich Sie es denn gerne hätten?" Chef: "Dann fragen Sie doch nach, Herr Fuchs! Und Sie, Frau Hose, was haben Sie für die Aufstellung der Projektaufwände liegenlassen?" Frau Hose: "Nichts, aber es fehlen in der Aufstellung noch die Aufwände der Externen, die sind noch nicht da, das hatte ich Ihnen ja dazugeschrieben. Die Aufwände vom Vormonat hatte ich auch noch nicht, die bearbeite ich aktuell." Chef: "Wir haben die Märzaufstellung noch nicht?" Frau Hose: "Nein, Sie wollten doch den April zuerst, oder hatte ich Sie falsch verstanden?" Der Chef sieht schon ein wenig verzweifelt aus, reißt sich aber zusammen: "Klaus, sind die beiden Veränderungen noch ins Webportalrelease eingegangen?" Klaus Petersen: "Nein, tut mir leid, aber das war doch nicht mehr zu schaffen. Dafür hatte ich noch zu viel Anderes auf dem Zettel. Tut mir leid. Hatte ich mir auch fast schon gedacht, aber ich wollte es doch für dich zumindest versuchen. Hätte ja vielleicht klappen können." Doch nicht so gut gelaufen für den Chef! Und für die Mitarbeiter auch nicht.

Perspektivenwechsel: Warum ein Ja nicht immer die beste Wahl ist

Was hier entstanden ist, kann man getrost als das Gegenteil einer Win-Win-Situation bezeichnen: Der Chef hat nicht das erhalten, was er wollte. Auf der anderen Seite haben seine Mitarbeiter sich alle erdenkliche Mühe gegeben und bekommen trotzdem noch Ärger. Der Grund dafür liegt in allen drei Fällen darin, dass die Kollegen Fuchs, Hose und Petersen etwas zugesagt haben, was sie nicht halten konnten. Sie haben zu ihrem Chef "Ja" gesagt, obwohl ein klares "Nein" angebracht gewesen wäre.

Nun ist es in vielen Situationen nicht möglich, einfach "Nein" zu sagen – z. B., weil es vom Chef als Arbeitsverweigerung aufgefasst würde. Für solche Fälle bieten sich die folgenden Strategien an:

Qualifiziertes Nein : "Ich möchte diese Aufgabe nicht übernehmen, weil ich so etwas noch nie gemacht habe und deshalb sicherlich viele Fehler produzieren würde. Dafür benötige ich zuerst eine Fortbildung." So bekommt der Chef nicht einfach nur ein Nein vor den Latz geknallt, sondern er erfährt auch den Grund. Wenn er diesen nicht akzeptiert, lässt sich darüber diskutieren. Und im Zweifelsfall muss ihm klar sein, dass die Aufgabe nur mit Bauchschmerzen übernommen wird.